Google Drive: lyhyt opastus aloitukseen

Kirjoituksemme alussa kerroimme ensi askeleet, joilla pääset käyttämään Google Drivea ja niin sanotusti sisään palveluun. Tarkennamme vielä, että ollessasi esimerkiksi Gmail-sähköposti näkymässäsi/tililläsi sisään kirjautuneena, pääset Driven ‘puolelle’ klikkaamalla näytön oikeassa yläkulmassa näkyvää, vanhanaikaisen puhelimen numeronäppäimiä muistuttavaa kuvaketta. Sinulle avautuu valikko, josta valitset klikkaamalla Driven.

Vasemmassa laidassa näyttöä näet punaisella värillä otsakkeen Drive ja sen alla valinnan “LUO.” Klikkaamalla kyseistä valintaa saat lisävalikon, josta voit valita mitä olet alkamassa luomaan. Onko luotava asia kansio, asiakirja, laskentataulukko tms. Tekemällä esimerkiksi valinnan “Asiakirja” avautuu sinulle asiakirjan luonti näkymä.

Näytön oikeassa ylälaidassa näet lukon kuvan ja tekstin “JAA.” Klikkaamalla valintaa palvelu pyytää sinua nimeämään luomasi asiakirjan ennen sen jakamista eteenpäin. Kun tallennat nimen, etenet automaattisesti asiakirjan jakamispalveluun. Nyt pääset määrittämään kenen kanssa haluat asiakirjasi jakaa ja missä kanavassa (esim. Facebook, sähköposti). Palvelu näyttää jaettavana linkkinä automaattisesti osoitteen asiakirjaasi.

• Gmail
• Google+
• Facebook
• Twitter

Voit laittaa Google Drivessa luomasi asiakirjan jakoon edellä täpätyissä kanavissa. Klikkaa vain niitä kuvakkeita, joihin haluat dokumenttisi leviävän.

Noh, kuka saa lukea asiakirjaasi ja kenellä on myöskin oikeus sen muokkaamiseen? Sen määrität otsikon ”kenellä on käyttöoikeudet”-alla. Ja jos tässä vaiheessa sekaannuit, että mihin piti mennä tms, niin edelleenkin olemme koko ajan palvelun asiakirjan nimeämisen jälkeen antamassa valikossa.

Symboli, jossa on lukon kuva tarkoittaa, että asiakirjasi on yksityinen ja vain sinulla on siihen käyttöoikeus. Voit kuitenkin lukon määritelmän jälkeistä “Muuta..”-tekstiä klikkaamalla muuttaa näitä oikeuksia. Avautuvassa valikossa voit tekemällä valinnan (hiiren klikkauksella) ruutuihin valita, että jaat asiakirjan esimerkiksi vain haluamiesi henkilöiden kanssa. Tai sitten asiakirjasi voi olla esim. julkinen verkossa, jolloin kuka tahansa internetin käyttäjä voi löytää asiakirjasi ja käyttää sitä.

Kun asiakirja on jaettu tietyille henkilöille sähköpostiosoitteiden perusteella, saa vastaanottaja sähköpostiinsa ilmoituksen, että ‘se ja se henkilö’ on jakanut sinulle kohteen tai esimerkiksi kutsuu osallistumaan jonkin blogin kirjoitukseen. Vastaanottaja klikkaa saapuneen viestin auki ja näkee siellä postiin liitetyn esimerkiksi asiakirjan, jota klikkaamalla pääsee sitä tarkastelemaan, “avaa”-toiminnolla avaa asiakirjan ja “muokkaa” toiminnon kautta voi myös päästä muokkaamaan asiakirjaa (mikäli siihen on annettu oikeus.)

Tässä palvelussa voit luoda dokumentteja ja käytössäsi on monia Microsoft Officesta tuttuja työkaluja, joiden opettelemiseen ei tarvitse enää uudestaan tuhlata aikaa. Ja symbolit työkalurivillä -eli näyttöruudun yläosassa olevat valinnat- kertovat paljon toiminnoista, joihin ne on tarkoitettu. Esimerkiksi tulostimen kuva tarkoittaa luonnollisestikin tulostus-toimintoa.

Mikäli työtä on tekemässä useampi ryhmäläinen yhtä aikaa, ainakin se onnistuu hyvin, että yksi kirjoittaa kerrallaan tekstiä. Sen henkilön, kuka tekstiä milläkin hetkellä muokkaa, nimi näkyy huomiovärillä kohdassa, jossa hänen hiiren osoittimensa kullakin hetkellä on.

Tekstin kuvakaappaukset on otettu www.gmail.com-palvelusta havainnollistamaan ohjeita.

- ryhmän puolesta Mia